Wirksame Reflexionsmethoden für die berufliche Entwicklung

In meinen ersten Jahren als Selbstständige habe ich jedes Projekt abgeschlossen, die Rechnung geschrieben und mich sofort ins nächste gestürzt. Gelernt habe ich dabei erstaunlich wenig. Erst als ich angefangen habe, mir feste Zeit zum Nachdenken zu nehmen, wurden aus Erfahrungen Erkenntnisse. In diesem Text stelle ich Reflexionsmethoden für Erwachsene vor, die sich bei mir und bei den Menschen, die ich begleite, im Arbeitsalltag bewährt haben.

Reflexionsmethoden für Erwachsene machen Erfahrung erst nutzbar

Erfahrung allein macht niemanden klüger. Das klingt hart, ist aber gut belegt. Wer zwanzig Jahre denselben Fehler macht, hat zwanzig Jahre Erfahrung mit diesem Fehler. Den Unterschied macht der Schritt danach: die bewusste Frage, was passiert ist, warum, und was daraus folgt. Genau das ist Selbstreflexion bei der Arbeit.

Der Organisationsforscher Donald Schön hat dafür schon 1983 eine hilfreiche Unterscheidung beschrieben. Es gibt das Nachdenken während des Handelns, etwa wenn du mitten in einem Kundengespräch merkst, dass dein Gegenüber abschaltet, und den Kurs änderst. Und es gibt das Nachdenken über das Handeln, im Rückblick, mit etwas Abstand. Beides lässt sich üben. Für die berufliche Entwicklung ist der zweite Teil oft der wirksamere, weil er Muster sichtbar macht, die im Moment untergehen.

Eine Studie der Harvard Business School hat das in einem Callcenter untersucht. Neue Mitarbeitende, die am Ende jedes Trainingstags 15 Minuten aufschrieben, was sie gelernt hatten, schnitten im Abschlusstest um rund ein Fünftel besser ab als eine Vergleichsgruppe, die diese Zeit mit weiterem Üben verbrachte. Fünfzehn Minuten. Mehr nicht.

Für Selbstständige ist das besonders wichtig. Niemand führt mit dir ein Jahresgespräch. Niemand fragt, was im letzten Projekt gut lief. Wenn du es nicht selbst tust, tut es keiner. Wie man diese ehrliche Innensicht überhaupt lernt, habe ich in meinem Text darüber beschrieben, wie man lernt, sich selbst ehrlich zu reflektieren. Hier geht es um die Werkzeuge.

Bewährte Methoden reichen vom Reflexionszyklus bis zur Wochenbilanz

Es gibt viele Reflexionsmodelle. Für den Alltag haben sich bei mir drei als tragfähig erwiesen. Sie sind ganz einfach im Aufbau und lassen sich in fünf bis zwanzig Minuten anwenden.

Der Reflexionszyklus nach Gibbs

Der britische Bildungsforscher Graham Gibbs hat 1988 einen Zyklus mit sechs Schritten vorgeschlagen, der bis heute in Ausbildung und Coaching verbreitet ist. Er eignet sich besonders für einzelne Situationen, die dich beschäftigen, etwa ein schwieriges Gespräch oder ein Angebot, das abgelehnt wurde. Du gehst dabei folgende Fragen durch:

1. Beschreibung: Was ist passiert, möglichst sachlich?
2. Gefühle: Was habe ich gedacht und gefühlt?
3. Bewertung: Was war gut, was nicht?
4. Analyse: Warum ist es so gelaufen?
5. Schlussfolgerung: Was hätte ich anders machen können?
6. Aktionsplan: Was mache ich beim nächsten Mal konkret anders?

Der Wert liegt im zweiten Schritt. Viele überspringen die Gefühle, weil sie im Beruf scheinbar nichts verloren haben. Dabei erklären sie oft am meisten.

Die ALPEN-Methode und ihr letzter Buchstabe

Die ALPEN-Methode des Zeitmanagement-Autors Lothar Seiwert ist eigentlich ein Planungswerkzeug: Aufgaben aufschreiben, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle. Für die Reflexion ist der letzte Schritt der interessanteste. Wer am Abend vergleicht, was er geplant und was er tatsächlich geschafft hat, lernt mit der Zeit, sich realistischer einzuschätzen. Ich habe dabei gemerkt, dass ich Kundentelefonate regelmäßig um die Hälfte unterschätze.

Die Wochenbilanz

Meine wichtigste Methode ist die schlichteste. Am Freitagnachmittag schreibe ich drei Sätze in ein Heft: was diese Woche getragen hat, was sie gekostet hat und was ich nächste Woche weglasse. Das dauert fünf Minuten. Über Monate entsteht so eine Art Logbuch, in dem ich Muster finde, die mir im Alltag nie aufgefallen wären.

Emotionale Intelligenz hilft, wiederkehrende Muster zu erkennen

Der Begriff emotionale Intelligenz geht auf die Psychologen Peter Salovey und John Mayer zurück und wurde durch Daniel Goleman Mitte der Neunzigerjahre bekannt. Gemeint ist die Fähigkeit, eigene und fremde Gefühle wahrzunehmen, zu verstehen und damit umzugehen. Für die berufliche Reflexion ist vor allem der erste Teil entscheidend: zu merken, was in dir vorgeht, bevor du es bewertest.

Warum ist das so wichtig? Weil viele Muster, die uns im Beruf ausbremsen, über Gefühle laufen. Du sagst zu einem Auftrag zu, obwohl du keine Zeit hast, weil die Absage sich unangenehm anfühlt. Du schiebst ein Angebot auf, weil du Angst vor einem zu hohen Preis hast. Du reagierst gereizt auf eine bestimmte Art von Rückfrage. Solche Muster erkennst du nicht, indem du über Abläufe nachdenkst, sondern indem du die Gefühle dahinter benennst.

Die Organisationspsychologin Tasha Eurich hat in ihren Untersuchungen zur Selbstwahrnehmung einen Hinweis gefunden, der mich überrascht hat. Menschen, die sich oft fragen, warum sie etwas getan haben, finden nicht unbedingt bessere Antworten. Die Warum-Frage lädt zu Rechtfertigungen und Grübeln ein. Hilfreicher sind Was-Fragen: Was hat mich in diesem Moment gestört? Was brauche ich, damit das nächste Mal anders läuft? Seit ich diese Unterscheidung kenne, formuliere ich meine Reflexionsfragen anders.

Die Warum-Frage sucht einen Schuldigen. Die Was-Frage sucht einen nächsten Schritt.

Wichtig ist dabei die Grenze zwischen Reflexion und Grübeln. In der Psychologie werden die beiden seit den Neunzigerjahren deutlich unterschieden. Reflexion ist neugierig und zielt auf Verstehen. Grübeln kreist um negative Aspekte, ohne irgendwo anzukommen, und kann belasten. Ein einfacher Test: Wenn du nach zwanzig Minuten Nachdenken keine einzige neue Idee hast, sondern nur schlechter gelaunt bist, ist es Zeit, aufzuhören. Wer merkt, dass das Grübeln überhandnimmt und auch den Schlaf beeinträchtigt, sollte das ernst nehmen und sich Unterstützung holen, etwa bei einer Psychotherapeutin oder einem Arzt.

Wie Reflexion und Belastbarkeit zusammenhängen, habe ich im Beitrag über Resilienz im Arbeitsalltag genauer beschrieben.

Achtsamkeit und Zeit sind die Ressourcen, die Reflexion braucht

Reflexion braucht zwei Dinge, die im Alltag Selbstständiger knapp sind: Aufmerksamkeit und Zeit. Ohne beides bleibt jede Methode Theorie.

Achtsamkeit verstehe ich dabei nüchtern. Es geht nicht um Räucherstäbchen, sondern um die Fähigkeit, für einen Moment wahrzunehmen, was gerade ist, ohne es sofort zu bewerten. Eine kurze Meditation am Morgen kann das trainieren, muss aber nicht. Mir hilft eher mein täglicher Spaziergang von einer halben Stunde. Beim Gehen ordnen sich Gedanken, die am Schreibtisch nur durcheinanderwirbeln. Viele meiner besten Reflexionen sind nicht im Heft entstanden, sondern auf dem Weg dorthin.

Und die Zeit? Wie viel du einplanen solltest, hängt von der Methode ab. Für die meisten reicht ein fester Rhythmus aus drei Ebenen:

• Täglich fünf Minuten: Was war heute wichtig, was nehme ich mit?
• Wöchentlich zehn bis fünfzehn Minuten: die Wochenbilanz.
• Quartalsweise eine Stunde: Passt meine Arbeit noch zu dem, was mir wichtig ist?

Der häufigste Fehler ist, Reflexion als Restposten zu behandeln, der passiert, wenn alles andere erledigt ist. Dann passiert sie nie. Ich trage die Wochenbilanz deshalb als festen Termin in den Kalender ein, freitags um 16 Uhr, mit derselben Verbindlichkeit wie ein Kundentermin.

Reflexion steht übrigens nicht für sich. Wer dauerhaft erschöpft ist, reflektiert schlechter, weil der Kopf keinen Abstand mehr findet. Ausreichend Schlaf, Pausen und klare Grenzen sind deshalb keine Nebensache. Was ich in meinem Arbeitsalltag weglasse, um den Kopf frei zu halten, steht im Beitrag über Dinge, die Stress im Alltag reduzieren, und warum gute Nächte so viel ausmachen, beschreibe ich in den Tipps für bessere Schlafqualität.

Eine einfache Vorlage macht das Schreiben leichter

Viele Menschen scheitern nicht an der Idee der Selbstreflexion, sondern am leeren Blatt. Eine feste Vorlage hilft, weil sie dir die Entscheidung abnimmt, womit du anfängst. Diese hier nutze ich seit Jahren, für einzelne Projekte und für die Rückschau auf einen Monat.

Ein paar Hinweise aus der Praxis. Schreib mit der Hand, wenn es dir möglich ist. Es verlangsamt das Denken auf eine gute Weise. Schreib für dich, nicht für ein Publikum, und erlaube dir unfertige Sätze. Und lies deine Notizen nach drei Monaten noch einmal. Erst dann siehst du, welche Themen immer wiederkommen.

Wer im Team arbeitet, kann dieselbe Logik gemeinsam anwenden. In agilen Teams heißt das Retrospektive. Eine einfache Form sind drei Spalten: Was sollten wir beginnen, was beenden, was beibehalten? Auch kleine Bürogemeinschaften oder Coworking-Runden profitieren davon, wenn sie einmal im Monat eine halbe Stunde dafür reservieren.

Reflexion ist am Ende eine Form der Selbstfürsorge. Sie sorgt dafür, dass du nicht nur funktionierst, sondern auch weißt, wofür. Warum mir dieser Gedanke wichtig ist, beschreibe ich im Text darüber, warum Selbstfürsorge so wichtig ist. Und wer gerade jetzt, kurz vor dem Jahresende, über neue Vorsätze nachdenkt, findet in meinem Beitrag, wie du Neujahrsvorsätze einhältst, ohne dich selbst zu sabotieren, eine gute Ergänzung zur Jahresrückschau.

Eine kleine Übung für diese Woche

Nimm dir am Freitag fünfzehn Minuten, ein Blatt Papier und diese drei Fragen:

1. Welche Situation aus dieser Woche geht mir noch nach, und was genau daran?
2. Welches Muster erkenne ich darin, das ich schon aus früheren Wochen kenne?
3. Was ist ein kleiner Schritt, den ich nächste Woche anders mache?

Mehr braucht es nicht. Wiederhol das vier Wochen lang, und schau dir dann die vier Blätter nebeneinander an.

Zum Weiterlesen

• Donald A. Schön: The Reflective Practitioner. How Professionals Think in Action, 1983.
• Graham Gibbs: Learning by Doing. A Guide to Teaching and Learning Methods, Oxford Polytechnic, 1988.
• Peter Salovey, John D. Mayer: Emotional Intelligence, Imagination, Cognition and Personality, 1990.
• Daniel Goleman: Emotionale Intelligenz, deutsche Ausgabe 1996.
• Tasha Eurich: Insight. Why We’re Not as Self-Aware as We Think, 2017.
• Giada Di Stefano, Francesca Gino, Gary Pisano, Bradley Staats: Making Experience Count. The Role of Reflection in Individual Learning, Harvard Business School Working Paper, 2014.

Häufige Fragen (FAQ)